Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) erklärt

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) erklärt
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) regelt Art und Umfang der Reisekostenvergütung der Beamten und Richter des Bundes sowie Soldaten und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamten und Richter. Daneben findet es auch Anwendung auf Arbeitnehmer, die dienstlich veranlasste Reisen ins In- und Ausland tätigen. Nachstehend haben wir die wichtigsten Inhalte des Bundesreisekostengesetz für Sie zusammengestellt und die wichtigsten Paragraphen für Dienstreisende erklärt.

Inhalt des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)

Das BRKG umfasst 16 Paragraphen und trat am 1. September 2005 in Kraft. Die letzte Änderung fand am 1. Januar 2014 statt. Herausgegeben wurde das BRKG vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Es wird ergänzt durch die Allgemeine Verwaltungsvorschrift (BRKGVwV) sowie weitere reisekostenrechtliche Regelungen. Das BRKG gilt für die gesamte Bundesrepublik Deutschland. Alle Vorschriften bezüglich Reisekostenerstattung, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkostenerstattung, Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale werden im BRKG explizit genannt und erläutert. Diese in 16 Paragraphen zusammengefassten Regelungen sind auf alle dienstlich veranlassten Fahrten anzuwenden und verschaffen Klarheit über Unterschiede zwischen privaten und dienstlichen Fahrten sowie Vergütungen für dienstliche und private Fahrten anhand der Kilometerpauschale. In unseren Artikeln Reisekostenpauschalen Deutschland und Reisekostenpauschalen Ausland erfahren Sie alles Wissenswerte zu Geschäftsreisen und Kostenerstattungen.

Gesetzeskonforme Berechnung gemäß BRKG

Die Beachtung und ordnungsgemäße Umsetzung der Vorschriften bezüglich einer Dienstreise sind zeitaufwändig und anspruchsvoll. Leicht schleichen sich Fehler bei der Berechnung ein, die im ungünstigen Fall vom Finanzamt oder der Steuerprüfung als illegale Bereicherung angesehen werden. Um dieses Risiko zu vermeiden, bietet Declaree die praktische App zur Berechnung all Ihrer Reisekosten an. Sie geben lediglich die Eckdaten der jeweiligen Dienstreise in Ihr System ein, den Rest erledigt die App für Sie. Komplizierte Berechnungen für jeden einzelnen Mitarbeiter, für jedes Transportmittel, in verschiedene Länder mit unterschiedlichen Zeitzonen, entfallen. Die App erledigt Ihre gesamte Reisekostenabrechnung, so dass Sie mehr Zeit und Energie in Ihr Kerngeschäft investieren können. Es können sowohl die Pauschalen gemäß Bundesreisekostengesetz als auch unternehmenseigene Pauschalen als Berechnungsgrundlage genutzt werden.

Erklärung des Bundesreisekostengesetz

Das BRKG umfasst 16 Paragraphen. Nachfolgend werden die wichtigsten Auszüge aus den einzelnen Paragraphen des BRKG aufgeführt und kurz erklärt.

Definition einer Dienstreise

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sein. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Eine Dienstreise beginnt mit der Abreise und Ankunft an der Wohnung oder der Dienststätte.

Wer hat Anspruch auf Reisekostenvergütung

Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten Reisekosten. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung muss innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reise anhand von Belegen geltend gemacht werden.

Fahrt- und Flugkostenerstattung

Entstandene Kosten für Fahrten auf dem Luft-, Land- oder Wasserweg werden erstattet. Es wird jeweils die Beförderung der niedrigsten Klasse des jeweiligen Transportmittels vergütet. Für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden können die entstandenen Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Wurde aus triftigem Grund ein Mietwagen oder ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten vergütet.

Wegstreckenentschädigung

Für Dienstreisen auf andere als den oben genannten Beförderungsarten wird eine Kilometerpauschale, auch genannt Entfernungspauschale, gewährt. Sie beträgt bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges 30 Cent pro Kilometer und für jedes andere, motorbetriebene Fahrzeug 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke ab dem ersten Kilometer.

Tagegeld

Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld, die sogenannte Verpflegungspauschale. Erhalten Dienstreisende unentgeltlich Verpflegung von ihrem Arbeitgeber oder einem Dritten, werden von der Tagespauschale für das Frühstück 20% und für das Mittag- und Abendessen je 40% des Tagessatzes für einen vollen Kalendertag einbehalten. Gleiches gilt, wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten ist.

Übernachtungsgeld

Für eine notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende in Deutschland eine Übernachtungspauschale von 20 Euro. Die Werte für das Ausland unterscheiden sich teilweise erheblich von denen des Inlands. Alle aktuellen Höchstwerte für 180 Länder sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen.

Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort ist auf drei Monate begrenzt. Hält sich der Reisende länger als drei Monate an demselben Ort auf, greifen andere gesetzliche Regelungen. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Aufwands- und Pauschvergütung

Dienstreisende, denen erfahrungsgemäß geringerer Aufwand für Verpflegung oder Unterkunft als allgemein üblich entsteht, erhalten nach näherer Bestimmung der obersten Dienstbehörde oder der von ihr ermächtigten Behörde anstelle von Tagegeld, Übernachtungsgeld und Auslagenerstattung nach § 8 Satz 1 und 2 eine entsprechende Aufwandsvergütung. Gemäß Bundesreisekostengesetz kann diese kann auch nach Stundensätzen bemessen werden.

Erstattung sonstiger Kosten

Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht nach den §§ 4 bis 9 zu erstatten sind, werden als Nebenkosten erstattet. Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.

Bemessung der Reisekostenvergütung in besonderen Fällen

Für Dienstreisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung wird eine Tagespauschale und ggf. Übernachtungsgeld gewährt. Für Reisen aus Anlass der Einstellung kann Reisekostenvergütung wie für Dienstreisen gewährt werden. Die Reisekostenvergütung darf dabei nicht höher sein als der Betrag, der für eine Dienstreise von der Wohnung zur Dienststätte zu erstatten wäre. Reisekosten können ferner für Reisen zum Zwecke der Ausbildung oder Fortbildung, die teilweise im dienstlichen Interesse liegen, bis zur Höhe der für Dienstreisen zustehenden Reisekostenvergütung erstattet werden.

Erkrankung während einer Dienstreise

Erkranken Dienstreisende und werden sie in ein Krankenhaus aufgenommen, werden für jeden vollen Kalendertag des Krankenhausaufenthalts die notwendigen Auslagen für die Unterkunft am Geschäftsort erstattet. Das Bundesreisekostengesetz sieht vor, Fahrtauslagen eines Dienstreisenden im Rahmen einer Besuchsreise eines Angehörigen aus Anlass einer durch ärztliche Bescheinigung nachgewiesenen lebensgefährlichen Erkrankung, zu erstatten.

Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt. Wird aus dienstlichen Gründen die vorzeitige Beendigung einer Urlaubsreise angeordnet, werden die Fahrtauslagen für die kürzeste Reisestrecke von der Wohnung zum Urlaubsort, an dem den Mitarbeiter die Anordnung erreicht, im Verhältnis des nicht ausgenutzten Teils der Urlaubsreise zur vorgesehenen Dauer der Urlaubsreise erstattet. Kosten, die dem Mitarbeiter durch die Unterbrechung seiner Urlaubsreise entstanden sind, werden angemessen erstattet.

Auslandsdienstreisen

Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen im oder ins Ausland. Dienstreisen der im Grenzverkehr tätigen Beamtinnen und Beamten im Bereich ausländischer Lokalgrenzbehörden gelten gemäß Bundesreisekostengesetz nicht als Auslandsdienstreisen.

Trennungsgeld

Mitarbeiter, die an einen Ort außerhalb des Dienst- und Wohnortes ohne Zusage der Umzugskostenvergütung abgeordnet werden, erhalten für die ihnen dadurch entstehenden notwendigen Aufwendungen unter Berücksichtigung der häuslichen Ersparnis ein Trennungsgeld. Notwendige Mehrauslagen werden ganz oder teilweise erstattet.

Verwaltungsvorschriften

Allgemeine Verwaltungsvorschriften zum BRKG werden vom Bundesministerium des Innern erlassen. Verwaltungsvorschriften zu den Sondervorschriften für die Reisekostenvergütung für Auslandsdienstreisen erlässt das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt. Quellen: Bundesamt für Justiz.