Smart Travel Management: So funktioniert digitales Reisemanagement

Smart Travel Management: So funktioniert digitales Reisemanagement

Geschäftsreisen sind und bleiben wichtig. Bestehende Geschäftskontakte pflegen, neue Kunden gewinnen und Produkte präsentieren gehört unter anderem zu den Aufgaben eines reisenden Mitarbeiters. Bei einem mittäglichen Geschäftsessen oder einem entspannten Dinner in der Hotellounge ist schon so mancher Vertrag zustande gekommen.

Sämtliche, dabei anfallenden Ausgaben für Verpflegung, Unterkunft und Reisenebenkosten müssen konform der GoBD “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” zeitnah erfasst, gesetzeskonform gespeichert und jederzeit abrufbar sein, um Kontrollen durch die Steuerbehörden standhalten zu können.

Travel Management automatisieren mit Software

Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern in verschiedene Länder und Zeitzonen und mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln erstickt nicht nur der Reisende in einem Berg von Rechnungen und Belegen, sondern auch der Unternehmer steht vor der Herausforderung, eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Declaree bietet für das Reisekostenmanagement die praktische Reisekosten App. Die Stammdaten des Reisenden und die Eckdaten der dienstlich veranlassten Fahrt werden manuell eingegeben. Die Raten für Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen sind im System hinterlegt. Die Berechnung sämtlicher Reisekosten erledigt die App. Das manuelle Verbuchen von Belegen gehört somit der Vergangenheit an. Die Declaree App arbeitet immer mit den aktuellen Daten, die vom BMF (Bundesministerium der Finanzen) jährlich veröffentlicht werden und erstellt auf Knopfdruck eine komplette Reisekostenabrechnung.

Reisekostenmanagement digitalisieren

Dass Belege im Betrieb eingescannt und digitalisiert werden, ist seit Jahren Usus. Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf alle einmal gespeicherten Daten. Eine Neuerung ist in der novellierten GoBD, der GoBD 2.0, zu finden: Endlich dürfen Belege auch mobil, beispielsweise mit dem Smartphone, gescannt werden.

Voraussetzungen dafür sind das zeitgerechte Erfassen der Belege, das ordnungsgemäße Speichern und permanenter Zugriff auf sämtliche Daten, die gemäß den geltenden Gesetzen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das mobile Scannen erlaubt in den meisten Fällen sogar das Vernichten der Originalbelege. Sind die Belege erst einmal im System erfasst, wird jede Änderung lückenlos dokumentiert. So wird Fälschungen und nachträglichen Manipulationen vorgebeugt.

App-Lösung von Declaree

Declaree bietet eine App für Ihr Reisemanagement an. Diese ist für Android und für iPhone verfügbar und mit den jeweiligen Betriebssystemen Ihres Computers kompatibel.

Die Declaree App ist überaus benutzerfreundlich und reaktionsschnell. Sie bekommt einen festen Platz auf Ihrem Endgerät und ist mit wenigen Klicks zu bedienen. Reisekostenmanagement ist dank der intuitiven Reisekosten App keine mühevolle und zeitraubende Tätigkeit mehr. Ihre Reisenden scannen einfach ihre Belege ortsunabhängig mit dem mobilen Endgerät, die so erfassten Daten werden an Ihr System übermittelt und auf zertifizierten deutschen Servern sicher gespeichert.

Hauptfunktionen der Declaree App

Die Declaree App für Ihr Reisekostenmanagement bietet Ihnen die folgenden Funktionen:

  • Belege digitalisieren. Sie scannen die Belege mobil ein, die App digitalisiert, berechnet und speichert.
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen. Die auf Geschäftsreisen anfallenden Tagegelder werden von Declaree automatisch berechnet
  • Kreditkarten-Integration. Declaree integriert Kreditkartenabrechnungen und ordnet die Transaktionen den richtigen Ausgaben zu.

Travel Management mit Declaree bedeutet Zeit sparen und Geld sparen. Ihre Reisenden nutzen die praktische Reisekosten App bequem von unterwegs. Papierberge, unlesbare oder verlorengegangene Quittungen gehören ebenso der Vergangenheit an wie manuelles Berechnen von Spesen und Erstattungen für Übernachtungen. Lassen Sie die App für sich und Ihre Mitarbeiter arbeiten und sparen Sie wertvolle Zeit und Energie, die Sie besser in Ihr Kerngeschäft investieren können.

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