Expense Management: Warum digital die smarte Alternative ist

Expense Management: Warum digital die smarte Alternative ist

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitintensiv. Das Gesetz verlangt jedoch in Bezug auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht nur die korrekte Erfassung aller Reisekosten und Einpflegung in das interne Datensystem, sondern auch die gesetzeskonforme (digitale) Speicherung sowie permanenten Zugriff auf alle Daten.

Digitales Expense Management

Die Zeiten, da Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet wurden, sind Vergangenheit. Viele Belege bestehen auch heute noch aus Thermopapier, das im Laufe der Zeit verblasst und die Belege unlesbar macht. Längst werden Belege nicht mehr nur kopiert, sondern die Daten direkt ins System eingescannt. Gemäß der Neufassung der GoBD ist in vielen Fällen sogar das Aufbewahren der Originalbelege überflüssig geworden.

Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf alle einmal gespeicherten Daten. Lästiges Suchen in Archiven entfällt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird streng eingehalten: Alle Daten werden für mindestens 10 Jahre auf deutschen Servern gespeichert.

Reisekostenabrechnung erstellen

Um die erste, manuelle Eingabe Ihrer Stammdaten kommen Sie nicht umhin. Diese werden für die weitere Verwendung gespeichert, so dass Sie nur noch die aktuellen Daten der Reise eintragen oder einscannen müssen. Die folgenden Angaben müssen in jeder korrekten Reisekostenabrechnung enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck

Die Dateneingabe kann dank der praktischen Declaree App ortsunabhängig geschehen. Reisedaten wie Verpflegungs- und Übernachtungskosten, Tankbelege, Tickets für Veranstaltungen, Tagegelder uvm. werden zeitnah in die App eingegeben oder eingescannt - das war’s. Den Rest erledigt die App für Sie. Die auf Geschäftsreisen angefallenen Ausgaben werden von der App automatisch berechnet. Alle Daten werden gemäß GoBD und der Pflicht zur lückenlosen Dokumentation im System gespeichert und sind jederzeit digital abrufbar. Ihre Reisekostenabrechnung erstellen Sie so mit wenigen Klicks.

Die App für alle Reisen und Ausgaben

Viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen - leicht schleichen sich bei der manuellen Verarbeitung der Reisedaten Fehler ein, die im ungünstigen Fall vom Finanzamt als unrechtmäßige Bereicherung angesehen werden. Durch die Nutzung der intuitiven Declaree App werden derlei Fehler vermieden. In der App sind alle aktuellen Höchstwerte zur Verpflegung (Spesensätze) und Unterkunft gemäß der aktuellen Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) gespeichert. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App nur zur professionellen und schnellen Berechnung Ihrer Reisekosten benutzen.

Sehen Sie alle Ausgaben im Unternehmen zentral und übersichtlich in der App. Declaree integriert Kreditkartenabrechnungen und ordnet die Transaktionen den richtigen Ausgaben zu. Sämtliche Daten werden gesetzeskonform gespeichert und sind jederzeit von Ihnen und für die Steuerbehörde abrufbar.

Top 3 Funktionen der Declaree App

Unsere allumfassende Reisekosten-Lösung bietet Ihnen alle Funktionen in einer übersichtlichen und einfach zu bedienenden App:

  • Belege digitalisieren. Sie scannen die Belege ein, die App digitalisiert, berechnet und speichert.
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen. Die auf Geschäftsreisen anfallenden Tagegelder werden von Declaree automatisch berechnet.
  • Kreditkarten-Integration. Declaree integriert Kreditkartenabrechnungen und ordnet die Transaktionen den richtigen Ausgaben zu.

Die App ist auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter abgestimmt. Der Workflow wird durch Künstliche Intelligenz unterstützt. Digitalisierte Belege und Rechnungen werden GoBD-konform für mindestens 10 Jahre auf zertifizierten Servern ausschließlich in Deutschland gespeichert.

Expense Management mit Declaree

Manuelle Reisekostenabrechnungen sind Vergangenheit. Declaree bietet die digitale Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung. Sparen Sie wertvolle Zeit und Energie und lassen Sie die praktische App für sich arbeiten!

Declaree Demo anfragen