Mobile Belegerfassung: Belege richtig digitalisieren

Mobile Belegerfassung: Belege richtig digitalisieren

Auch auf Geschäftsreisen möchte man flexibel sein. Nicht jeder Reisende kehrt täglich zu seiner Arbeitsstätte oder seiner Wohnung zurück oder hat im Ausland einen stationären Scanner zur Verfügung. Rechnungen und Quittungen, die sich täglich anhäufen, müssen zeitnah erfasst und verwaltet werden. Dank der novellierten GoBD darf der Reisende nun sämtliche Belege ortsungebunden mobil scannen.

Digitale Belegverwaltung 2021

Seit langem werden Belege nicht mehr nur verbucht und abgeheftet, sondern digital verwaltet. Papier kann verblassen oder abhanden kommen. Eine digitale Speicherung ermöglicht zeitlich unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar und einsehbar. Das ist eine der Anforderungen der Steuerbehörde an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Sowohl Arbeitgeber als auch Steuerprüfer müssen jederzeit auf jeden Beleg zugreifen können.

Mobiles Scannen gemäß GoBD

Tankquittungen, Hotelrechnungen und dergleichen werden gescannt, ins System eingepflegt und auf Servern gespeichert. Der Büroscanner ist heutzutage unverzichtbar. Neu ist das mobile Scannen. Es ermöglicht dem Reisenden mittels Smartphone oder Tablet die zeitnahe und ortsunabhängige Erfassung seiner Belege. Strittig war bisher, ob mobil eingescannte Belege standardmäßig und ohne explizite ‘Verbindliche Auskunft’ durch das zuständige Finanzamt steuerlich anerkannt werden und ebenso die Vorgaben an eine Tax Compliance zu 100% erfüllen. Zudem sollte das mobile Scannen ein Aufbewahren von Belegen in Papierform überflüssig machen.

Dank der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen kein Problem mehr. Der Reisende darf von jedem erdenklichen Ort im In- und Ausland seine Belege mit seinem mobilen Endgerät scannen und zur weiteren Verarbeitung an das heimische Computersystem senden.

Mobile Belegerfassung mit Declaree

Declaree erleichtert die Arbeit rund um die Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Declaree App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die Declaree App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.

Der mobile Charakter des Reisekosten-Managements fragt nach einem Realtime Scan und einem Erkennen in einem Vorgang, ohne Verzögerung bei der Eingabe, am liebsten integriert in eine Reisekosten-App, die auch offline arbeitet. All das bietet die App von Declaree. Alles rund um Ihre Reisekostenabrechnung, Belegerfassung und ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation steckt in dieser intuitiven App. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!

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